Canal de Denúncias e Proteção da Identidade do Informante
GESTÃO RESORT LA CIGÜEÑA LDA.
É o suporte para a recolha de informação, através do qual serão recebidos os eventos relacionados com risco materializado ou eventos sobre os quais possa haver suspeitas de cometimento de crime, ou que representem uma violação do Código Ético, com o objetivo de cumprir a Lei 2/2023 de 20 de fevereiro sobre a proteção das pessoas que denunciam violações legais e a luta contra a corrupção.
O órgão de administração da empresa será responsável pela implementação do Sistema interno de informação, após consulta com a representação legal dos trabalhadores, se aplicável, e terá a responsabilidade pelo tratamento de dados pessoais:
Email: administracion@ama-resort.com
Dados de DPO: info@seinin.com
Nome: GESTIÓN RESORT LA CIGÜEÑA S.L.
NIF: B92994763
Morada: PASEO DE LAS CUMBRES S/N, ISLANTILLA – 21449 – LEPE – HUELVA
O canal de denúncias estará disponível para todos os trabalhadores da organização ou qualquer terceiro que mantenha uma relação comercial com a Empresa, agindo de boa fé, e terão a confidencialidade resultante da aplicação desta Lei. E mais concretamente:
– Trabalhadores por conta de outrem e por conta própria (autônomos);
– Acionistas, sócios e pessoas pertencentes ao órgão de administração, direção ou supervisão de uma empresa, incluindo os membros não executivos;
– Qualquer pessoa que trabalhe para ou sob a supervisão e direção de contratantes, subcontratantes e fornecedores.
– Informantes que comuniquem informações após um relacionamento de trabalho já finalizado;
– Voluntários, estagiários, trabalhadores em períodos de formação; aqueles cujo relacionamento laboral ainda não tenha começado e estejam no processo de seleção ou negociação pré-contratual.
– Os representantes legais dos trabalhadores (RLPT) no exercício de suas funções ou se atuarem como informantes, estarão protegidos.
– toda pessoa física relacionada com o informante inicial e que possa sofrer represálias. E pessoas jurídicas para as quais trabalhe ou com as quais tenha uma ligação.
A comunicação será realizada de forma confidencial. O informante que usar esta ferramenta não pode ser alvo de represálias, discriminação ou prejuízo apenas por denunciar uma conduta ilícita, desde que atue de boa fé. O canal de denúncias fundamenta o seu funcionamento nos seguintes princípios:
– Confidencialidade.
– Integração em todos os procedimentos da empresa.
– Simplicidade para o comunicante.
– Diversidade de vias de acesso, privilegiando sempre a comunicação feita por e-mail ou por outro canal, se existir, especificado nesta política.
– Máxima divulgação da sua existência.
– Fiabilidade da informação.
A identidade do denunciante, bem como os dados pessoais que ele comunica em relação a uma ação irregular por meio deste canal, devem ser considerados informações confidenciais e, portanto, não pode ser comunicado sem o seu consentimento expresso ao denunciado.
É importante ressaltar que a confidencialidade do denunciante não implica necessariamente o anonimato em todos os efeitos, uma vez que a realização de uma denúncia ou comunicação implica apenas um mecanismo de início de atividade de instrução ou investigação por parte do RESPONSÁVEL PELO GESTÃO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO INTERNA a fim de verificar todas as informações que podem ser coletadas para verificar os fatos comunicados / denunciados, para que assim seja importante, para não dizer crucial, que tanto para o comunicante quanto para o órgão responsável pela gestão seja possível entrar em contato com o denunciante, para ampliar ou esclarecer as informações enviadas ou recebidas, de acordo com as necessidades da investigação a ser realizada.
O canal de denúncias pode ser gerenciado internamente, caso em que as denúncias serão recebidas, investigadas e resolvidas por departamentos internos da empresa, ou pode terceirizar seu gerenciamento para um terceiro que será quem realizará as tarefas de investigação, se assim for estabelecido nesta política.
Inicialmente, é estabelecido que seu gerenciamento será interno.
Em todos os casos, a decisão sobre a resolução da denúncia e as medidas a serem tomadas deverá ser tomada pelo RESPONSÁVEL PELO GESTÃO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO INTERNA, o que não significa que ele não possa ser assistido por profissionais e / ou especialistas de cada assunto investigado.
Todas as denúncias recebidas devem ser registradas, numeradas e investigadas adequadamente e resolvidas pelo órgão designado pela empresa. Após a investigação e resolução do incidente, a pessoa que fez a denúncia deve ser informada do resultado e os termos da
a resolução adotada.
Qualquer denúncia ou comunicação recebida com importância penal implicará necessariamente o início de um processo pelo órgão investigador.
Poderá comunicar qualquer ação ou omissão que possa constituir:
– infrações penais ou administrativas graves ou muito graves
– infrações do Direito da União Europeia Para a sua admissão e adequada tramitação, as comunicações ou denúncias deverão conter necessariamente os seguintes dados:
– Denunciante identificado com nome e apelido de forma opcional. Poderá ser de forma anónima.
– Exposição sucinta dos factos ou argumentos que sustentam a comunicação/denúncia.
– Pessoa ou coletividade contra a qual se dirige a denúncia.
O ónus da prova caberá sempre ao denunciante, quem deverá apresentar os documentos em que se fundamente o mesmo e o denunciado poderá apresentar os documentos que estime sejam adequados para contrapor os do denunciante.
As chaves para que o canal de denúncias funcione de forma eficaz e desta forma sirva para identificar condutas irregulares dentro da organização são fundamentalmente dois aspectos:
– Que todos os empregados tenham total confiança de que em nenhum caso haverá represálias pelo feito de efetuar denúncias sempre que se realizem de boa fé.
– Que todas as denúncias, sem exceções, sejam investigadas até o final e que, no caso de que efetivamente estejam ocorrendo comportamentos irregulares, estes tenham consequências para o infrator. Em todo momento se manterá a confidencialidade do denunciante, salvo que tal informação seja requerida pela autoridade competente judicial ou administrativa, caso em que a empresa se verá obrigada a ceder a referida informação ao órgão requerente.
Existindo a possibilidade de que no canal de denúncias se recebam, por algum dos meios que o permitam, algum tipo de comunicação onde não constem dados do denunciante, e apesar de que o espírito do canal é dar cumprimento ao exposto pelo gabinete jurídico da A.E.P.D. de 2007, Relatório para a Criação de sistemas de denúncias internas nas empresas (mecanismos de “ whistleblowing” ), de forma que na medida do possível se evitem as comunicações anónimas, as mesmas não serão automaticamente rejeitadas, embora nunca possam servir como única prova da comissão de uma irregularidade ou um delito.
– A comunicação/denúncia será enviada ao RESPONSÁVEL DA GESTÃO DO SISTEMA INTERNO DE INFORMAÇÃO, preferencialmente por e-mail, para o endereço: jmanuel.sanchez@amaresort.com.
– Opcionalmente, a comunicação de denúncia também poderá ser enviada por correio registado, dirigida ao RESPONSÁVEL DA GESTÃO DO SISTEMA INTERNO DE INFORMAÇÃO para o endereço da sua sede, indicado no início deste documento.
– Opcionalmente poderá ainda ser solicitada uma entrevista com o responsável do sistema para comunicar a denúncia.
– Após receber a comunicação/denúncia, a pessoa responsável pela gestão do canal enviará um recibo ao denunciante no prazo de 7 dias úteis e iniciará as devidas verificações e comprovações necessárias. Caso entre as pessoas afetadas pela comunicação/denúncia se encontre alguma que faça parte do ÓRGÃO DE GESTÃO, esta(s) deverá(ão) ser substituída(s) por outra(s) nas tarefas de investigação relacionadas diretamente com a comunicação/denúncia em questão.
– O prazo máximo para responder às ações de investigação será inferior a 3 meses (podendo ser alargado a mais 3 em casos de especial complexidade).
– A pessoa afetada será informada das ações ou omissões que lhe são atribuídas, garantindo sempre a presunção de inocência e o seu bom nome. Em todos os casos, será garantida a confidencialidade da comunicação/denúncia.
– As comunicações efetuadas gerarão um processo que será registado e identificado por um número de referência, assegurando o cumprimento do previsto na legislação de proteção de dados.
– Todas as pessoas envolvidas nos possíveis processos de investigação têm a obrigação de manter a devida confidencialidade e o segredo dos dados e informações a que tiveram acesso, podendo, em caso contrário, ser sancionadas.
– Funções:
– Garantir o cumprimento adequado do modelo de prevenção estabelecido, realizando as atualizações periódicas que possam ser necessárias.
– Realização de tarefas de instrução e gestão do canal de denúncias, tentando manter, na medida do possível, o caráter colegial do mesmo, se aplicável.
– Composição:
– De acordo com a legislação em vigor, GESTÃO RESORT LA CIGÜEÑA S.L. decidiu designar como responsáveis conjuntos pela gestão deste sistema:
Nome: JUAN MANUEL SÁNCHEZ MÁRQUEZ e MARÍA MATEOS CRUZ.
BI: 29777644G e 47345739D
Morada: PASEO DE LAS CUMBRES S/N, ISLANTILLA – 21449 – LEPE – HUELVA
Email: jmanuel.sanchez@ama-resort.com.
A entidade pode nomear como responsável por este sistema de gestão um órgão interno, cujos membros devem estar identificados neste documento, ou pode terceirizar essa função, identificando também neste documento a terceira parte em questão. Em caso de terceirização do serviço, o responsável pelo tratamento terá as funções atribuídas descritas no Contrato de Prestação de Serviços assinado entre ambas as entidades, no qual será delimitado precisamente o alcance e conteúdo do mandato. Da mesma forma, será estabelecido um contrato de acesso a dados de terceiros de acordo com a legislação europeia e nacional sobre proteção de dados pessoais.
Podem ser incorporadas pontualmente ao mesmo, e para cada caso concreto, as pessoas da organização que decidirem de acordo com a natureza da denúncia.
– Procedimentos relacionados com a gestão do Canal de Denúncias e a gestão das Denúncias Recebidas.
– O RESPONSÁVEL PELO SISTEMA realizará, entre outras, as seguintes funções:
a) Gestão do canal de denúncias:
1.- Receção de denúncias
2.- Classificação das denúncias
b) Gestão das denúncias recebidas
1.- Instrução da denúncia
2.- Elaboração de relatórios direcionados ao órgão de decisão
Para realizar estas funções, são detalhadas algumas linhas básicas de caráter meramente orientativo, podendo o RESPONSÁVEL PELO SISTEMA estimar em cada caso a realização de quantas modificações considere adequadas para melhor atingir seus objetivos.
Este último parágrafo não será aplicável aos processos que tenham relevância penal.
É expressamente proibido todo ato de retaliação, incluindo ameaças de retaliação e tentativas de retaliação, contra as pessoas que apresentam uma comunicação. Entende-se por retaliação quaisquer atos ou omissões que sejam proibidos por lei, ou que, de forma direta ou indireta, constituam um tratamento desfavorável que coloque as pessoas afetadas em desvantagem particular em relação a outras no contexto laboral ou profissional, apenas por sua condição de denunciante. No ambiente de trabalho, podem ser consideradas retaliações, se não estiverem devidamente justificadas, a título exemplificativo:
– suspensão do contrato de trabalho, demissão ou rescisão da relação de trabalho, por qualquer motivo ou modificação substancial das condições de trabalho, falta de conversões contratuais, etc.
– Danos, incluindo os de caráter reputacional, ou perdas econômicas, coerções, intimidacões, assédio ou ostracismo.
– Avaliação ou referências negativas em relação ao desempenho laboral ou profissional.
– Inclusão em listas negras ou divulgação de informações que dificultem ou impeçam o acesso ao emprego ou contratação de obras ou serviços.
– Negativa ou anulação de uma licença ou permissão.
– Negativa de formação.
– Discriminação, ou tratamento desfavorável ou injusto
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